Update and Reminder – Employee COVID-19 Vaccination Policy

June 30, 2021

To:  Faculty and Staff
From:  Michelle Rogers, Vice President for Administration
Subject:  Update and Reminder – Employee COVID-19 Vaccination Policy (in English and Spanish)

As we announced on June 16, the University COVID Vaccination Policy requiring the COVID-19 vaccination of all employees is effective July 1, 2021, for all employees who access a U of R campus over the summer months; all remaining employees must submit the relevant paperwork by August 15 at the latest. An updated version of the policy was posted today that includes more information on completing the exemption form.

SUBMITTING VACCINATION DOCUMENTATION

If you have not already done so, please upload your vaccination record into the University’s payroll and time management system, UKG Pro (formerly UltiPro). Instructions are included in the policy (pages 4-5).  Please note, while some of you have already emailed the Student Health Center with your vaccination records, you still need to complete the upload process via UKG.

Acceptable documentation shows the vaccination brand (if it was included by the provider), date of vaccination(s), and your name via the following options:

  • Centers for Disease Control and Prevention or similar non-US entity immunization card
  • Healthcare provider immunization record

Not Acceptable at this time are digital vaccine passports due to lack of a secure international standard.

REQUESTING AN EXEMPTION

If you are requesting exemption from the COVID-19 vaccination requirement for medical, religious, or other reasons, you must obtain an approved exemption by submitting an Accommodation or Exemption Request Form.

When submitting an Accommodation or Exemption Form via the online process, you will be prompted to enter your U of R credentials to access the form.  To complete the form:

1.      Enter personal information (if it did not pre-populate).

2.      Select one of the four reasons (as listed in the policy).

3.      Type your name in the signature box to confirm the information entered is true and accurate.

4.      Click the “Submit” button (located at the bottom of the screen on the left side) to complete the transaction.

Do NOT upload an Exemption Form via the UKG system.

Until further notice, unvaccinated individuals will be required to take additional actions to mitigate risk whenever they are on campus, including:

  • Weekly COVID-19 testing and recording of the results using the UR Ready app (as has been the process) and sharing proof of the testing results with the employee’s supervisor
  • Completion of the daily health check found on the Redlands app (vaccinated individuals no longer need to complete the daily health check)
  • Physical distancing
  • Face covering indoors

ADDITIONAL INFORMATION

Thank you for your continued efforts to help us mitigate conditions that promote COVID-19 infection and to safeguard the health and well-being of our community.

For information about the University’s vaccination clinic, visit: https://www.redlands.edu/urready/vaccination-clinic/

For information about other vaccination locations, visit: https://www.redlands.edu/urready/getting-tested

 

30 de junio de 2021

A: Facultad y Personal

De: Michelle Rogers, Vicepresidenta de Administración

Asunto: Actualización y recordatorio – Política de vacunación contra la COVID-19 de los empleados (en inglés y español)

Como anunciamos el 16 de junio, la Política de Vacunación COVID de la Universidad que requiere la vacunación COVID-19 de todos los empleados es efectiva el 1 de julio de 2021, para todos los empleados que acceden a una instalación de U of R durante los meses de verano; todos los empleados restantes deben presentar la documentación pertinente antes del 15 de agosto a más tardar. Hoy se publicó una versión actualizada de la política que incluye más información sobre cómo completar el formulario de exención.

PRESENTACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN DE VACUNACIÓN

Si aún no lo ha hecho, por favor cargue su registro de vacunación en el sistema de nómina y gestión del tiempo de la Universidad, UKG Pro (anteriormente UltiPro). Las instrucciones se incluyen en la política (páginas 4-5). Tenga en cuenta que, si bien algunos de ustedes ya han enviado un correo electrónico al Centro de Salud estudiantil con sus registros de vacunación, aún debe completar el proceso de carga a través de UKG.

La documentación aceptable muestrala marcade vacunación (si fue incluida por el proveedor), la fecha de vacunación (s) y su nombre a través de las siguientes opciones:

  • Tarjeta de inmunización de los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades o entidades similares no estadounidenses
  • Registro de inmunización de proveedores de atención médica

No es aceptable en este momento los pasaportes de vacunas digitales debido a la falta de un estándar internacional seguro.

SOLICITUD DE EXENCIÓN

Si está solicitando la exención del requisito de vacunación contra COVID-19 por razones médicas, religiosas o de otro tipo de razón, debe obtener una exención aprobada mediante la presentación de un Formulario de solicitud de alojamiento o exención.

Al enviar un Formulario de alojamiento o exención a través del proceso en línea, se le pedirá que ingrese sus credenciales de U de R para acceder al formulario. Para completar el formulario:

1.      Introduzca información personal (si no se rellena previamente).

2.      Seleccione uno de los cuatro motivos (como se indica en la directiva).

3.      Escriba su nombre en el cuadro de firma para confirmar que la información introducida es verdadera y precisa.

4.      Haga clic en el botón "Enviar" (ubicado en la parte inferior de la pantalla en el lado izquierdo) para completar la transacción.

NO cargue un formulario de exención a través del sistema UKG.

Hasta nuevo aviso, las personas no vacunadas deberán tomar medidas adicionales para mitigar el riesgo cada vez que estén en el campus, incluyendo:

  • Pruebas semanales de COVID-19 y registro de los resultados utilizando la aplicación UR Ready (como ha sido el proceso) y compartiendo la prueba de los resultados de las pruebas con el supervisor del empleado
  • Finalización del chequeo de salud diario que se encuentra en la aplicación Redlands (las personas vacunadas ya no necesitan completar el chequeo de salud diario)
  • distanciamiento social
  • Cubrirse la cara en interiores

INFORMACIÓN ADICIONAL

Gracias por sus continuos esfuerzos para ayudarnos a mitigar las condiciones que promueven la infección por COVID-19 y para salvaguardar la salud y el bienestar de nuestra comunidad.

Para obtener información sobre la clínica de vacunación de la Universidad, visite: https://www.redlands.edu/urready/vaccination-clinic/

Para obtener información sobre otros lugares de vacunación, visite: https://www.redlands.edu/urready/getting-tested