Employee COVID-19 Vaccination Policy

June 16, 2021

To: Faculty and Staff
From: Michelle Rogers, Vice President for Administration
Subject: Employee COVID-19 Vaccination Policy (in English and Spanish)

Thanks for your patience over the past few weeks as we finalized details of the University’s COVID-19 vaccination policy, which has been adopted by Cabinet. As we announced on May 3, the University is requiring the COVID-19 vaccination of all employees working on-site on a U of R campus. 

Requiring vaccines is an important aspect of our return to campus and is critical to reducing the spread of the virus. Vaccinations offer an added measure of safety, especially in office spaces, residential communities, and classroom settings where members of our community congregate.

While some of you have already emailed the Student Health Center with your vaccination records, we ask that all employees now upload their vaccination records into the University’s payroll and time management system, UKG Pro (formerly UltiPro). This offers a convenient repository with privacy settings that restrict access to you and Human Resources. Please follow the instructions in the policy (pages 4-5) to upload your documentation.

Vaccination Documentation

Acceptable documentation must show the vaccination brand (if it was included by the provider), date of vaccination(s), and your name, and must include the following options:

  • Centers for Disease Control and Prevention or similar non-US entity immunization card
  • Healthcare provider immunization record 

Not Acceptable at this time are digital vaccine passports due to lack of a secure international standard.

Employees requesting exemption from the COVID-19 vaccination requirement for medical, religious, or other reasons must obtain an approved exemption by submitting an Accommodation or Exemption Request Form. Until further notice, unvaccinated individuals will be required to take additional actions to mitigate risk whenever they are on campus, including:

  • Weekly COVID-19 testing and recording of the results using the UR Ready app (as is the current process) and sharing proof of the results to the employee’s supervisor
  • Completion of the daily health check found on the Redlands app (vaccinated individuals no longer need to complete the daily health check)
  • Physical distancing
  • Face covering indoors

The effective date of this policy is July 1, 2021, for all employees who access a U of R campus over the summer months; all remaining employees must submit the relevant paperwork by August 15 at the latest.

The employee vaccination policy is posted online for convenient access. For information about the University’s vaccination clinic, visit: https://www.redlands.edu/urready/vaccination-clinic/ For information about other vaccination locations, visit https://www.redlands.edu/urready/getting-tested.

Thank you for your continued efforts to help us mitigate conditions that promote COVID-19 infection and safeguard the health and well-being of our community.

 

16 de junio de 2021

A: Facultad y personal
De: Michelle Rogers, Vicepresidenta de Administración
Asunto: Política de vacunación contra la COVID-19 de los empleados

Gracias por su paciencia durante las últimas semanas mientras finalizamos los detalles de la política de vacunación COVID-19 de la Universidad, que ha sido adoptada por el Gabinete. Como anunciamos el 3 de mayo, la Universidad exige la vacunación contra el COVID-19 de todos los empleados que trabajan en una instalación de la Universidad. 

Exigir vacunas es un aspecto importante de nuestro regreso a las instalaciones y es fundamental para reducir la propagación del virus. Las vacunas ofrecen una medida adicional de seguridad, especialmente en espacios de oficinas, comunidades residenciales y entornos de aulas donde se congregan los miembros de nuestra comunidad. 

Si bien algunos de ustedes ya han enviado un correo electrónico al Centro de Salud Estudiantil con sus registros de vacunación, les pedimos que a todos los empleados ahora carguen sus registros de vacunación en el sistema de nómina y gestión del tiempo de la Universidad, UKG Pro (anteriormente UltiPro). Esto ofrece un repositorio conveniente con configuraciones de privacidad que restringen el acceso a usted y a Recursos Humanos. Siga las instrucciones de la política (páginas 4-5) para cargar su documentación.

Documentación de vacunación

La documentación aceptable debe mostrar la marca de vacunación (si fue incluida por el proveedor), la fecha de vacunación (s) y su nombre, y debe incluir las siguientes opciones:

  • Tarjeta de inmunización de los CDC o una entidad similar fuera de los EE. UU.
  • Registro de inmunización del proveedor de atención médica

No son aceptables en este momento los pasaportes de vacunas digitales debido a la falta de un estándar internacional seguro.

Los empleados que soliciten la exención del requisito de vacunación COVID-19 por razones médicas, religiosas o de otro tipo deben obtener una exención aprobada mediante la presentación de un formulario de solicitud de adaptación o exención. Hasta nuevo aviso,  las personas no vacunadas deberán tomar medidas adicionales para mitigar el riesgo siempre que estén en las instalaciones, que incluyen:

  • Prueba COVID-19 semanal y registro de los resultados utilizando la aplicación UR Ready (como es el proceso actual) y compartiendo la prueba de los resultados con el supervisor del empleado
  • Realización del control de salud diario en la aplicación de Redlands (las personas vacunadas ya no necesitan completar el control de salud diario)
  • Distanciamiento físico
  • Cubrimiento facial en interiores

La fecha de vigencia de esta política es el 1 de julio de 2021, para todos los empleados que accedan a una instalación de U of R durante los meses de verano, y a más tardar el 15 de agosto de 2021, para todos los empleados restantes.

La política de vacunación de los empleados se publica en línea para un acceso conveniente. Para obtener información sobre la clínica de vacunación de la Universidad, visite:  https://www.redlands.edu/urready/vaccination-clinic/ Para obtener información sobre otros lugares de vacunación, visite (consulte la barra lateral):  https://www.redlands.edu/urready/getting-tested/

Gracias por sus continuos esfuerzos para ayudarnos a mitigar las condiciones que promueven la infección por COVID-19 y salvaguardar la salud y el bienestar de nuestra comunidad.