Updates to the University’s Vaccination Policy for Employees and the Interim COVID-19 Policy for All Employees

January 21, 2022

To:  Faculty and Staff
From:  Vice President for Administration Michelle Rogers
Subject:  Updates to the University’s Vaccination Policy for Employees and the Interim COVID-19 Policy for All Employees (English and Spanish)

Since the start of the pandemic, the COVID Task Force and the President’s Cabinet have monitored guidance from the Centers for Disease Control and Prevention (CDC), the California Department of Public Health (CDPH), and the California Occupational Safety & Health Administration (Cal/OSHA) to ensure our protocols remain in alignment with official mandates and guidance. In a rapidly changing environment, your vigilance and our 90% vaccination rate continue to keep our community safe. Now, guidance from the CDC recommends that “everyone ages 18 and older should get a booster shot” as an additional protection against the Omicron variant and against severe disease.

University’s Vaccination Policy for Employees

In our ongoing efforts to safeguard the health and wellness of our campus communities, and to ensure a robust academic and student experience, the University expects every eligible person to get the COVID-19 booster. Beginning Feb. 1, 2022, all faculty and staff are required to get a booster of COVID-19 vaccine within three weeks of becoming eligible to do so. For example, if you are eligible to receive a booster dose on Feb. 7, 2022, you need to get boosted no later than February 27, 2022. 

Per the updated policy, you are considered fully vaccinated by the University if you have had the COVID-19 vaccine and booster once you are eligible. You are eligible to receive a booster:

  • Five months after completing a primary Pfizer or Moderna COVID-19 vaccination series.
  • Two months after receiving a J&J/Janssen COVID-19 vaccine.

As with the primary series vaccination, once you receive a booster of COVID-19 vaccine you will need to upload the booster vaccination record via the University’s payroll and time management system, UKG Pro. Please follow the step-by-step instructions in the policy.

Individuals who received a primary series but do not wish to receive a booster because of a religious or disability accommodation, or are unable to do so for medical reasons, must submit a COVID-19 Accommodation or Exemption Request Form. A medical exemption cannot be used by individuals who experienced known, non-threatening side effects from the primary series vaccine. Please read the revised employee vaccination policy posted online for full details.

Individuals who had COVID-19 (unvaccinated or breakthrough case) can get a COVID primary series or a booster two weeks after full resolution of symptoms and they have met the criteria to end isolation. For boosters, individuals must also ensure the recommended time has elapsed since receiving a primary series of either Pfizer (5 months), Moderna (5 months), or J&J (2 months). Vaccinated and unvaccinated individuals who received monoclonal antibodies as part of their treatment for COVID-19 must wait 90 days before getting a COVID booster.

Interim COVID-19 Policies for All Employees

Please review the complete Interim COVID-19 Policies for All Employees for all updated information related to the updated vaccination policy and changes in guidance from the CDC, CDPH, and Cal/OSHA.

As stated above, individuals are considered fully vaccinated by the University once they receive the required booster. As such, employee responsibilities have been updated to reflect the expansion of the vaccination policy, including the following:

Vaccination Status

Employee Responsibilities

Fully Vaccinated per University

(Primary Series + Booster)

 

 

You must:

  • Wear a face covering indoors

You do not need to:

  • Complete the daily health check
  • Get a weekly surveillance testing

Fully Vaccinated per CDC and Booster Eligible

(Primary Series completed and eligible to receive booster)

 

You must:

  • Wear a face covering indoors
  • Get a booster within 3 weeks of becoming eligible

 

You are exempt from:

  • Completing the daily health check
  • Weekly surveillance testing (until eligible and for three weeks post-eligibility date)

 

If you do not get a booster within three weeks of eligibility, you will need to:

  • Complete a weekly COVID-19 surveillance test until you receive the booster vaccine; show test results to supervisor

Vaccinated but not Boosted

(Primary Series only)

 

You must:

  • Wear a face covering indoors
  • Complete a weekly COVID-19 test; show test results to supervisor

You are exempt from:

  • Completing the daily health check

Unvaccinated/Exempt

You must:

  • Wear a face covering indoors
  • Complete a daily health check using the UR Ready App
  • Complete a weekly COVID-19 surveillance test; show test results to supervisor

 

Redlands Campus Vaccination Clinic

The San Bernardino County Department of Public Health is hosting another free vaccination/booster clinic on the Redlands Campus (Orton Center) on Tuesday, Jan. 25 between 9 a.m. and 1 p.m. Appointments are encouraged, but walk-ins are welcome. Visit the County vaccine website to schedule an appointment for a primary series vaccine or a booster vaccine.

As always, thank you for all you have done and continue to do to keep yourselves and our community safe as we navigate the ever-changing landscape of the pandemic. Together, we are providing safe working, living, and learning environments for all of us.

 

21 de enero de 2022

Para:  Profesorado y Personal
De: Vicepresidenta de Administración Michelle Rogers
Asunto:  Fechas de la Política de Vacunación de la Universidad para Empleados y de la Política Provisional COVID-19 para Todos los Empleados (inglés y español)

Desde el inicio de la pandemia, el Grupo de Trabajo COVID y el Gabinete del Presidente han monitoreado la orientación de los Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades (CDC), el Departamento de Salud Pública de California (CDPH) y la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional de California (Cal/OSHA) para garantizar que nuestros protocolos permanezcan alineados con los mandatos y la orientación oficiales. En un entorno que cambia rápidamente, su vigilancia y nuestra tasa de vacunación del 90% continúan manteniendo a nuestra comunidad segura. Ahora, la guía de los CDC recomienda que "todas las personas mayores de 18 años deben recibir una vacuna de refuerzo" como una protección adicional contra la variante de Omicron y contra la enfermedad grave.

Política de vacunación de la universidad para empleados

En nuestros esfuerzos continuos para salvaguardar la salud y el bienestar de las comunidades de nuestro campus, y para garantizar una experiencia académica y estudiantil sólida, la Universidad espera que cada persona elegible reciba el refuerzo COVID-19. A partir del 1 de febrero de 2022, todos los profesores y el personal deben recibir un refuerzo de la vacuna COVID-19 dentro de las tres semanas posteriores a ser elegibles para hacerlo. Por ejemplo, si usted es elegible para recibir una dosis de refuerzo el 7 de febrero 2022, debe recibir una vacuna de refuerzo a más tardar el 27 de febrero de 2022. 

Según la política actualizada, la Universidad lo considera completamente vacunado si ha recibido la vacuna y el refuerzo COVID-19 una vez que sea elegible. Usted es elegible para recibir un refuerzo:

  • Cinco meses después de completar una serie primaria de vacunación contra la COVID-19 de Pfizer o Moderna.
  • Dos meses después de recibir una vacuna J&J/Janssen COVID-19.

Al igual que con la vacunación de la serie primaria, una vez que reciba un refuerzo de la vacuna COVID-19, deberá cargar el registro de vacunación de refuerzo a través del sistema de gestión de nómina y tiempo de la Universidad, UKG Pro. Siga las instrucciones paso a paso en la política.

Las personas que recibieron una serie primaria pero no desean recibir un refuerzo debido a una adaptación religiosa o por discapacidad, o que no pueden hacerlo por razones médicas, deben presentar un Formulario de Solicitud de Adaptación o Exención de COVID-19. Una exención médica no puede ser utilizada por personas que experimentaron efectos secundarios conocidos y no amenazantes de la vacuna de la serie primaria. Lea la política revisada de vacunación de los empleados publicada en línea para obtener todos los detalles.

Las personas que tuvieron COVID-19 (caso no vacunado o innovador) pueden recibir una serie primaria de COVID o un refuerzo dos semanas después de la resolución completa de los síntomas y han cumplido con los criterios para poner fin al aislamiento. Para los refuerzos, las personas también deben asegurarse de que haya transcurrido el tiempo recomendado desde que recibieron una serie primaria de Pfizer (5 meses), Moderna (5 meses) o J&J (2 meses). Las personas vacunadas y no vacunadas que recibieron anticuerpos monoclonales como parte de su tratamiento para COVID-19 deben esperar 90 días antes de recibir un refuerzo de COVID.

Políticas provisionales de COVID-19 para todos los empleados

Revise las Políticas provisionales completas de COVID-19 para todos los empleados  para obtener toda la información actualizada relacionada con la política de vacunación actualizada y los cambios en la orientación de los CDC, CDPH y Cal/OSHA.

Como se indicó anteriormente, las personas se consideran completamente vacunadas por la Universidad una vez que reciben el refuerzo requerido. Como tal, las responsabilidades de los empleados se han actualizado para reflejar la expansión de la política de vacunación, incluyendo lo siguiente:

Estado de vacunación

Responsabilidades de los empleados

Totalmente vacunado por universidad

(Serie Primaria + Refuerzo)

 

 

Usted debe:

  • Usar un cubierto facial en interiores

No es necesario:

  • Completar el chequeo diario de salud
  • Hacerse una prueba de vigilancia semanal

Totalmente vacunado por CDC y elegible para refuerzo

(Serie primaria completada y elegible para recibir refuerzo)

 

Usted debe:

  • Usar un cubierto facial en interiores
  • Obtener un refuerzo dentro de las 3 semanas de ser elegible

Usted está exento de:

  • Completar el chequeo de salud diario
  • Pruebas de vigilancia semanales (hasta que sean elegibles y durante tres semanas después de la fecha de elegibilidad)

Si no recibe un refuerzo dentro de las tres semanas posteriores a la elegibilidad, deberá:

  • Completar una prueba de vigilancia semanal de COVID-19 hasta que reciba la vacuna de refuerzo; mostrar los resultados de las pruebas al supervisor

Vacunado, pero no con Refuerzo

(Solo serie primaria)

 

Usted debe:

  • Usar un cubierto facial en interiores
  • Completar una prueba semanal de COVID-19; mostrar los resultados de las pruebas al supervisor

Usted está exento de:

  • Completar el chequeo de salud diario

No vacunado/Exento

Usted debe:

Usar un cubierto facial en interiores

Completar chequeo de salud diaria con la aplicación UR Ready

Completar una prueba de vigilancia semanal de COVID-19; mostrar los resultados de las pruebas al supervisor

 

Clínica de vacunación del campus de Redlands

El Departamento de Salud Pública del Condado de San Bernardino está organizando otra clínica gratuita de vacunación/ refuerzo en el Campus de Redlands (Orton Center) el martes 25 de enero entre las 9 a.m. y la 1 p.m. Se recomiendan las citas, pero las visitas sin cita previa son bienvenidas. Visite el sitio web de vacunas del condado para programar una cita para una vacuna de serie primaria o una vacuna de refuerzo.

Como siempre, gracias por todo lo que han hecho y continúan haciendo para mantenerse seguros a sí mismos y a nuestra comunidad mientras navegamos por el panorama siempre cambiante de la pandemia. Juntos, estamos proporcionando entornos seguros de trabajo, vida y aprendizaje para todos nosotros.