Fall Return to Campuses and COVID Update

August 12, 2021

To:  Faculty and Staff
From:  Krista Newkirk and President’s Cabinet
Subject:  Fall Return to Campuses and COVID Update (in English and Spanish)

We are excited about the full reopening of our campuses this fall. We are carefully monitoring the current state of the pandemic and the impact of the Delta and other variants. Based on guidance from public health authorities, we have developed and adapted protocols to protect members of our campus communities in light of the recent developments.

Teamwork is essential when facing the challenges posed by the pandemic. We understand that along with a feeling of anticipation and optimism you may have with a return to campus, you may also be feeling the natural emotions of anxiety and even fear. The plan we have developed to return to campus safely is based on data and evidence-based recommendations about safely operating and providing the best educational experience for our students' education, development, and well-being. Each of us must commit to following the guidelines while understanding the fluidity of the pandemic. Through it all, our core guiding principles have consistently anchored our decision-making:

  1. To protect the health and safety of our students, faculty, staff, families, visitors, and guests.
  2. To offer a rigorous, supportive, and experiential education for our students. 

We can safely and responsibly return to on-campus instruction by working together and following the guidelines while keeping our community safe.

We understand that some members of our community are concerned about returning to campus. We currently have over 50% of our employee population back on our campuses and have had no known cases of COVID-19 transmission at work. All COVID-19 infections since last March have been a result of an exposure off-campus. Our reporting structure and contact tracing protocols are working. And, despite the possibility of an occasional, mild breakthrough case, vaccination is vastly increasing the safety of our community.

VACCINATION

Vaccines are the most effective way to prevent and reduce transmission and prevent the development of new COVID-19 variants. Requiring vaccines for all employees and students is the best way to keep you and the community safe. To date, 65% of our employee population (excluding adjuncts) has submitted proof of vaccination, 6% have been granted exemptions, and 29% have not yet submitted their information. The submission deadline for students was yesterday, and we are still reviewing the data.

The employee vaccination policy is posted online for convenient access. For employees who access a U of R campus over the summer, the effective date of this policy was July 1, 2021; all remaining employees must submit the relevant paperwork by no later than Saturday, August 21.

If you have not already done so, please upload your vaccination record into the University’s payroll and time management systemUKG Pro (formerly UltiPro). Instructions are included in the Vaccination Policy (pages 4-5). Please note, while some of you have already emailed the Student Health Center with your vaccination records, you still need to complete the upload process via UKG.

The student vaccination policies are posted online for your reference.

For FAQs and other helpful vaccine documentation, visit the vaccination information webpage.

FACE COVERINGS

At this time, while indoors on any U of R campus, all faculty, staff, students, and visitors must wear face coverings, regardless of their vaccination status. This added safety measure will remain in effect until further notice. Even if all individuals in a location are vaccinated, face coverings must be worn indoors—this includes classrooms. Face coverings are not required outdoors but are recommended for unvaccinated persons outdoors when six feet of physical distancing cannot be maintained. If you see someone who is not following this policy, please gently remind them. We are each responsible for protecting our community.

COVID-19 REPORTING AND TESTING

Weekly Surveillance Testing.

Unvaccinated individuals need to record completion of a weekly test using the UR Ready app and provide to their supervisor the documented outcome of each weekly test; this is necessary to accommodate exemptions while also protecting the health and safety of our community. Failure to comply with the weekly testing requirement while it is in place and/or falsely reporting a test taken will result in disciplinary action up to and including termination.

Symptomatic/Exposure Reporting and Testing.

If you develop COVID-19 symptoms (even if vaccinated) and/or have had a known exposure, you must notify the University via our reporting form so we can respond and coordinate with you on the timing for a diagnostic test. Please be sure to complete all the fields on the form, including vaccination status. Do not come to work if you are symptomatic or have had a known exposure.

COVID SICK TIME

If you are unable to work (on-site or remotely) because of COVID-19 illness that requires isolation, or if you have been asked to quarantine because of known exposure, you are entitled to:

  • Up to 80 hours (10 business days) of paid sick leave (full-time employees), or
  • Up to the number of hours needed to equal the regularly scheduled hours over a two-week period of paid sick leave (part-time employees)

Using this option does not reduce your personal sick day accruals awarded by the University. When using this option, employees (exempt and non-exempt) must record their time using the following code in UltiPro: SCKC19.

UR READY (Within the University of Redlands App)

The UR Ready section of the University of Redlands app has been updated and now includes digital IDs based on your wellness and vaccination status.

  • If you have reported that you have been vaccinated, your Digital ID will show a gold/yellow “pass” checkmark.
  • If you are unvaccinated and have completed your daily health assessment and recorded your weekly test date, your Digital ID will show the green “pass” checkmark.
  • If something is missing, your Digital ID will show an animated red “fail” X.

If you do not yet have the University of Redlands App, search for “University of Redlands” in the Apple App Store or the Google Play Store. For those who don't have smartphones or who prefer desktop, the interactive app is also available to view on browsers at https://redlandsedu-prod.modolabs.net/redlands_default. For technical assistance, please email techsupport@redlands.edu or call 909-748-HELP (4357).

REMOTE AND HYBRID WORK SCHEDULES

To prepare for our fall in-person classes, we began a phased reopening of all offices that was completed by July 1 for most employees. A continued temporary remote work arrangement may be granted and requires approval by the respective Cabinet member. Any such arrangement will have a designated end date no later than September 1, 2021. The Cabinet is evaluating a new remote work policy for post-pandemic use that will be released later this year. 

EVENTS

In response to current conditions, Event Services has outlined an enhanced set of event guidelines to operate safely. Please adhere to the temporary guidelines. Monitoring and enforcement of these guidelines will be the responsibility of the event hosts. Updates to these guidelines will be made (and posted online) to incorporate evolving state, county, and University guidance as needed. If you are hosting an event, the Event Services team will work with you on implementing the guidelines and will ensure you have the most recent version prior to your event.

FACILITIES AND SPACE

We have prepared many spaces ​for pandemic ​safety and continue to practice deep cleaning of offices, cubicles, classrooms, lobbies, bathrooms, common areas, etc. Cleaning and sanitizing supplies can be found in meeting spaces and classrooms across our campuses. If you find you are missing something you need or simply want assistance, you can submit a request to the Facilities office. Please try to be patient and trust that the Facilities team is working to take care of everyone’s needs as soon as possible.

BUSINESS AND PERSONAL TRAVEL

University business travel (domestic and international) is permitted with supervisor approval, provided CDC travel restrictions are followed. Personal travel (domestic and international) is at the discretion of each employee.

TEACHING AND LEARNING

Each dean will be sharing with faculty additional guidance on classrooms and campus learning locations as well as providing information on classroom expectations to their respective students. The Office of Student Affairs has been communicating with undergraduates in the College and recently released the COVID-19 Student Expectations document that provides specific student expectations intended to protect the health of our community.

We are confident that we can transition back to work in ways that ensure the safety of our community, respect individual circumstances, and support the mission of the University. Please direct questions to your supervisor, Human Resources, or a Cabinet member. For more information about the University’s COVID-19 response, see the UR Ready: COVID Response, Return to Campus website.

 

12 de agosto de 2021

A:  Facultad y Staff
De:  Krista Newkirk y Gabinete del Presidente
Asunto:  Regreso a campus para otoño y las ultimas noticias de COVID (en inglés y español) 

Estamos muy entusiasmados con la reapertura completa de nuestros campus este otoño. Estamos monitoreando cuidadosamente el estado presente de la pandemia y el impacto de Delta y otros variantes. Basándonos en la orientación de las autoridades de salud pública, hemos desarrollado y adaptado protocolos para proteger a los miembros de las comunidades de nuestro campus debido a los recientes desarrollos.

El trabajo en equipo es fundamental a la hora de afrontar el retoque de la pandemia. Entendemos que el regreso al campus puede traer sentimientos de anticipación y optimismo, igualmente puede estar sintiendo las emociones naturales de ansiedad e incluso miedo. El plan que hemos desarrollado para regresar al campus de manera segura se basa en datos y recomendaciones basadas en evidencia sobre el funcionamiento seguro y proporciona la mejor experiencia educativa para la educación, el desarrollo y el bienestar de nuestros estudiantes. Cada uno de nosotros debemos comprometernos a seguir las pautas y comprender la fluidez de la pandemia. A través de todo esto, nuestros principios básicos han guiado consistentemente nuestras decisiones:

  1. Para proteger la salud y la seguridad de nuestros estudiantes, profesores, personal, familias, visitantes e invitados.
  2. Ofrecer una educación rigurosa, solidaria y experiencial para nuestros estudiantes.

Podemos regresar de manera segura y responsable a la instrucción en campus trabajando juntos y siguiendo las pautas todo para mantener a nuestra comunidad segura. 

Entendemos que algunos miembros de nuestra comunidad están preocupados por regresar al campus. En este momento tenemos más de 50% de nuestra población de empleados en nuestros campus y aún no ha habido casos conocidos de transmisión de COVID-19 en el trabajo. Todas las infecciones de COVID-19 desde el pasado mes de marzo han sido el resultado de una exposición fuera del campus. Nuestra estructura de informes y protocolos de rastreo de contactos están funcionando. Y, a pesar de la posibilidad de un caso ocasional y leve, la vacunación contra el COVID-19 está aumentando enormemente la seguridad de nuestra comunidad.

VACUNACIÓN

Las vacunas son la forma más efectiva de prevenir y reducir la transmisión, y de prevenir el desarrollo de nuevos variantes de COVID-19. Para mantener a la comunidad y a usted seguros, se está exigiendo vacunas para todos los empleados y estudiantes. Hasta la fecha, el 65% de nuestra población de empleados (excluyendo adjuntos) han presentado pruebas de vacunación, el 6% ha recibido exenciones y el 29% aún no ha presentado su información. La fecha de vencimiento para estudiantes para presentar su documentación fue ayer, y todavía estamos revisando los datos colectados.

La política de vacunación de los empleados se publica en línea para un acceso conveniente. Para empleados que accedieron a un campus de la U de R durante el verano, la fecha efectiva de esta política fue el 1 de julio de 2021; todos los empleados restantes deben presentar la documentación pertinente más tardar el sábado 21 de agosto.

Si aún no lo ha hecho, por favor cargue su registro de vacunación en el sistema de nómina y gestión del tiempo de la Universidad, UKG Pro (anteriormente UltiPro). Las instrucciones están incluidas en la Política de Vacunación (páginas 4-5). Tenga en cuenta que, si algunos de ustedes ya han enviado un correo electrónico al Centro de Salud estudiantil con sus registros de vacunación, aún debe completar el proceso de carga a través de UKG.

Las políticas de vacunación de los estudiantes se publican en línea para su referencia.

Para obtener preguntas frecuentes y otra documentación útil sobre la vacuna, visite la página web de información sobre vacunas.

COBERTORES FACIALES

En este momento, mientras están en el interior de cualquier campus de U of R, todos los profesores, personal, estudiantes y visitantes deben usar cobertores faciales, independientemente de su estado de vacunación. Esta medida de seguridad adicional permanecerá hasta que un nuevo aviso se publique. Incluso si todas las personas en un lugar están vacunadas, los cobertores faciales deben usarse en el interior, esto incluye los salones de clase. Los cobertores faciales no son obligatorios en el aire libre, pero se recomiendan para personas que no están vacunadas si no pueden mantener seis pies de distanciamiento físico. Si ve a alguien que no está siguiendo esta política, por favor recuérdale con buenas intenciones. Cada uno de nosotros es responsable de proteger a nuestra comunidad.

INFORMES Y PRUEBAS DE COVID-19

Pruebas semanales de vigilancia.

Las personas que no están vacunadas deben registrar la finalización de una prueba semanal utilizando la aplicación UR Ready y proporcionar a su supervisor el resultado documentado de cada prueba semanal; esto es necesario para tomar en cuenta a las exenciones, al mismo tiempo protege la salud y la seguridad de nuestra comunidad. Al no seguir el requisito de prueba semanal mientras está activo y / o informar falsamente una prueba tomada resultará en una acción disciplinaria hasta e incluyendo la terminación.

Informes y pruebas sintomáticas/de exposición.

Si desarrolla síntomas de COVID-19(incluso si está vacunado) y /o ha tenido una exposición conocida, debe notificar a la Universidad a través de nuestro formulario de notificación, para que podamos responder adecuadamente y coordinar con usted sobre el momento de prueba de diagnóstico. Por favor, asegúrese de completar todos los campos en el formulario, incluyendo el estado de vacunación. No venga a trabajar si tiene sintomas o ha tenido una exposición conocida.

TIEMPO DE ENFERMEDAD COVID

Si no puede trabajar (en el lugar o de forma remota) debido a una enfermedad de COVID-19 que requiere aislamiento, o si se le ha pedido que se ponga en cuarentena debido a una exposición conocida, tiene derecho a:

  • Usar hasta 80 horas (10 días hábiles) de licencia por enfermedad pagada (empleados a tiempo completo), o
  • Usar hasta la cantidad de horas necesarias para igualar las horas programadas regularmente durante un período de dos semanas de licencia por enfermedad remunerada (empleados a tiempo parcial)

El uso de esta opción no reduce sus acumulaciones personales de días de enfermedad otorgadas por la Universidad. Al utilizar esta opción, los empleados (exentos y no exentos) deben registrar su tiempo utilizando el siguiente código en UltiPro:  SCKC19.

UR READY (Dentro de la Aplicación de la Universidad de Redlands)

La sección UR Ready de la aplicación de la Universidad de Redlands se ha actualizado y ahora incluye identificadores digitales basados en su estado de bienestar y vacunación.

  • Si ha informado que ha sido vacunado, su IDENTIFICACIÓN digital mostrará una marca de verificación de “pase” viejo o amarillo.
  • Si no está vacunado y ha completado su evaluación de salud diaria y ha registrado su fecha de prueba semanal, su identificación digital mostrará la marca de verificación verde "aprobado".
  • Si falta algo, su ID digital mostrará una X “falla” roja animada.

Si aún no tiene la aplicación de la Universidad de Redlands, busque “University of Redlands” en la App Store de Apple o en Google Play Store. Para aquellos que no tienen teléfonos inteligentes o que prefieren el escritorio, la aplicación interactiva también está disponible para ver en los navegadores en https://redlandsedu-prod.modolabs.net/redlands_default. Para obtener asistencia técnica, envíe un correo electrónico techsupport@redlands.edu o llame al 909-748-HELP (4357).

HORARIOS DE TRABAJO REMOTOS E HÍBRIDOS

Para prepararnos para nuestras clases presenciales de otoño, comenzamos una reapertura gradual de todas las oficinas que se completó el 1 de julio para la mayoría de los empleados. Se puede conceder un acuerdo de trabajo remoto temporal, pero requiere la aprobación del miembro del Gabinete respectivo. Cualquier acuerdo de este tipo tendrá una fecha de finalización designada, más tardar el 1 de septiembre de 2021. El Gabinete está evaluando una nueva política de trabajo remoto para uso posterior a la pandemia que se publicará a finales de este año.

EVENTOS

En respuesta a las condiciones de hoy en día, el departamento de servicios ha creado guías de seguridad para eventos para asegurar la salud. Por favor de adhiero a las directrices temporales. El monitoreo y la aplicación de estas directrices serán responsabilidad de los anfitriones del evento. Las actualizaciones de estas pautas se realizarán (y se publicarán en línea) para incorporar la evolución de las directrices estatales, del condado y de la Universidad según sea necesario. Si está organizando un evento, el equipo de Servicios de eventos trabajará con usted en la implementación de las directrices y se asegurará de que tiene la versión más reciente antes de su evento. 

INSTALACIONES Y ESPACIO

Hemos preparado muchos espacios para la seguridad pandémica y seguimos practicando la limpieza profunda de oficinas, cubículos, salón de clases, vestíbulos, baños, zonas comunes, etc. Los suministros de limpieza y desinfección se pueden encontrar en espacios de reuniones y salones de clase en todos nuestros campus. Si encuentra que le falta algo que necesita, o simplemente desea asistencia, puede enviar una solicitud a la oficina de instalaciones. Por favor, trate de ser paciente y confíe en que el equipo de instalaciones está trabajando para atender las necesidades de todos lo antes posible.

VIAJES DE NEGOCIOS Y PERSONALES

Los viajes de negocios universitarios (nacionales e internacionales) están permitidos con la aprobación del supervisor mientras que se sigan las restricciones de viaje del CDC. Los viajes personales (nacionales e internacionales) son a discreción de cada empleado.

ENSEÑANZA Y APRENDIZAJE

Cada decano compartirá con la facultad orientación adicional sobre los salones y los lugares de aprendizaje del campus, y también proporcionará información sobre las expectativas de la clase a sus respectivos estudiantes. La Oficina de Asuntos Estudiantiles se ha estado comunicando con los estudiantes universitarios de la Universidad y recientemente publicó el documento de Expectativas estudiantiles COVID-19 que proporciona expectativas específicas de los estudiantes destinadas a proteger la salud de nuestra comunidad.

Estamos seguros de que podemos hacer la transición de regreso al trabajo de maneras que garanticen la seguridad de nuestra comunidad, respeten las circunstancias individuales y apoyen la misión de la Universidad. Por favor, dirija sus preguntas a su supervisor, Recursos Humanos o a un miembro del Gabinete. Para obtener más información sobre la respuesta covid-19 de la Universidad, consulte el UR READY: COVID Response, Return to Campus sitio web.